Privacybeleid

REGUL8 vindt jouw privacy belangrijk. In dit privacybeleid lees je welke gegevens wij verzamelen, waarom we dat doen en hoe je je rechten kunt uitoefenen. Wij volgen daarbij de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Wie zijn wij?

REGUL8 is gevestigd aan Industrieweg 34, 9804 TG Noordhorn. Voor vragen kun je ons bereiken via info@regul8.nl of 0594-502111.

Welke gegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen alleen gegevens die nodig zijn om je goed van dienst te kunnen zijn. Het gaat om:

• Naam, adres en woonplaats
• Telefoonnummer en e-mailadres
• Geboortedatum (bij inschrijving)
• Gegevens die je invult op een formulier op onze website
• Informatie over je sportgedrag in onze app (bij lidmaatschap)
• Gegevens over je gezondheid, je doelen en je metingen, als je bij ons een intake doet

Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

• Om je vraag of inschrijving te kunnen verwerken
• Om met je in contact te kunnen treden
• Om je een goede begeleiding te kunnen bieden
• Voor onze administratie en facturatie

Cookies en analytische gegevens

Wij gebruiken op onze website twee meetprogramma's: Google Analytics en PostHog. Daarmee meten we hoeveel bezoekers er komen, welke pagina's het meest bekeken worden en waar mensen op de website vastlopen. Dat helpt ons om de website beter te maken.

PostHog verwerkt deze gegevens binnen de Europese Unie. Soms maken we een opname van het schermgedrag op een pagina, bijvoorbeeld om te zien waar een formulier onduidelijk is. Wat je in velden invult, zoals je naam, adres of rekeningnummer, maken we daarbij onleesbaar.

Bij je eerste bezoek aan onze website vragen wij je of je akkoord gaat met cookies. Je kiest zelf wat je toestaat. Geef je geen toestemming? Dan plaatsen we geen analytische cookies en starten Google Analytics en PostHog niet.

Instagram

Op onze website tonen wij een feed van Instagram. Voor het tonen hiervan halen we gegevens op via de officiële Instagram API. Wij delen geen gegevens van bezoekers met Instagram.

Feedback via QR-codes

In onze club hangen QR-codes waarmee je een klacht, compliment of idee kunt doorgeven. Je kiest zelf of je dat anoniem doet of met je naam. Kies je voor anoniem? Dan slaan we niets op waarmee we je kunnen herkennen. Geen naam, geen mailadres en ook geen IP-adres. Laat je wel je naam en mailadres achter? Dan gebruiken we die alleen om op je melding te reageren. Feedbackmeldingen bewaren we maximaal twee jaar.

Onze mail aan jou

Sturen we je een actiemail of een berichtje over hoe je traint, dan meten we of die mail is geopend en of je op een link hebt geklikt. Dat doen we met een klein onzichtbaar plaatje in de mail en met een teller in de link, allebei op onze eigen server. Zo zien we welke berichten aanslaan en welke we beter kunnen laten.

Onder elke mail staat een link waarmee je zelf kiest wat je van ons wilt krijgen. Je kunt per soort aan- en uitzetten: acties en aanbiedingen, berichten rond je lidmaatschap, berichten over hoe je traint, een seintje als je een tijd niet komt, en het maandoverzicht. Wil je liever helemaal niets meer meten? Zet dan het automatisch laden van afbeeldingen uit in je mailprogramma.

Mails over een lopende afspraak meten we niet en daar zit geen afmeldlink in: bevestigingen van een afspraak of proefles, facturen en berichten over je opzegging. Die horen bij je lidmaatschap en blijven we sturen. De meetgegevens bewaren we maximaal een jaar.

Je intake en je begeleiding

Begin je bij ons met begeleiding, dan doen we eerst een intake. Daarbij leggen we meer vast dan bij een gewoon lidmaatschap:

• je doelen, en wat je daarover vertelt in het doelgesprek
• je antwoorden op de vragen of sporten voor jou veilig is
• blessures en klachten, en hoe we je training daarop aanpassen
• je leefstijl, zoals slaap, voeding, stress, roken en alcohol
• je metingen, zoals de InBody, je buikomvang of je bloeddruk
• hoe het gaat als we samen terugkijken op je doelen

Je toestemming. Veel hiervan zijn gegevens over je gezondheid. Die zijn extra beschermd. Daarom vragen we aan het begin van de intake of je het goed vindt dat we ze vastleggen. Je trainer legt je antwoord vast. Zeg je nee, dan bewaren we niets uit de intake. We onthouden alleen hoe vaak je wilt komen sporten, en dat je nee zei. Stonden er al gegevens over je gezondheid bij ons, zoals oude InBody-metingen, dan halen we die weg.

Je kunt je toestemming altijd intrekken. Dan halen we je intakegegevens en je metingen weg. Alleen hoe vaak je wilt komen sporten blijft, en dat je je toestemming introk. Vraag het aan je trainer, of mail ons.

Wie het ziet. Alleen collega's die je begeleiden en daar het recht voor hebben. Je metingen zie je zelf in Mijn Regul8. Deze gegevens staan in een aparte database, los van je andere gegevens. Een deel van je antwoorden slaan we versleuteld op. Elke keer dat iemand je dossier opent, leggen we vast wie dat was en wanneer. Dat logboek bewaren we twee jaar.

De InBody. Op de InBody maak je een account met je eigen mobiele nummer als ID. Daarmee geef je toestemming dat we de metingen van dat account bewaren. Na elke meting stuurt LookinBody, de dienst van de maker van de InBody, de uitslag naar ons. Met je nummer zetten we de meting bij jou. Je metingen en je profiel op de InBody, met onder meer je nummer, leeftijd, lengte en geslacht, staan ook bij LookinBody. Zeg je in de intake nee, of trek je je toestemming in, dan halen we je InBody-metingen niet meer op. Kunnen we een meting aan niemand koppelen, dan halen we hem na een half jaar weg.

AI bij het doelgesprek. Vind je het goed, dan leest Claude van Anthropic mee tijdens het doelgesprek. Claude helpt je trainer met vragen en een voorstel voor je doelen, en krijgt daarvoor je antwoorden te zien. Je trainer beslist wat er in je dossier komt. Anthropic gebruikt je antwoorden niet om zijn AI te trainen. Zeg je nee, dan doen we het gesprek zonder AI.

Doorverwijzen. Denken we dat een fysiotherapeut je beter kan helpen, dan vragen we eerst of je dat goedvindt. Pas daarna mailen we je naam en een korte toelichting naar de fysiotherapeut.

Bewaren. Ben je geen lid meer, dan bewaren we je intakegegevens nog 24 maanden. Kom je in die tijd terug, dan gaan we verder waar we waren. Daarna halen we je naam, je contactgegevens en alles wat je ons vertelde weg. Wat overblijft, zijn losse cijfers zonder naam, zoals een gewicht of een score.

Mijn Regul8

In Mijn Regul8 zie je als lid je afspraken, je punten, je voorkeuren en je metingen. Je opent het via de tegel in de VirtuaGym-app of op mijn.regul8.nl.

Je metingen. Heb je bij ons op de InBody gestaan of een andere test gedaan, dan zie je de uitkomsten in Mijn Regul8. Alleen jij en ons team kunnen ze zien. Ze staan apart van je andere gegevens, en we leggen vast wanneer iemand ze bekijkt.

Inloggen. Je logt in met je mailadres. Je krijgt dan een mail met een link en een code. Die zijn samen een kwartier geldig en werken maar één keer. Link en code bewaren wij alleen in een vorm die niemand kan teruglezen. Een wachtwoord is er niet. We onthouden wanneer je voor het laatst inlogde. Dat ziet ons team op je klantenkaart.

Inloggen met je gezicht of vingerafdruk. Na het inloggen kun je een passkey aanzetten. Dan log je voortaan in met je gezicht, je vingerafdruk of de pincode van je telefoon. Dat gezicht en die vingerafdruk blijven op je telefoon, wij krijgen ze nooit te zien. Wij bewaren alleen een publieke sleutel: een reeks tekens waarmee we controleren dat het jouw telefoon is. Daarbij bewaren we het soort toestel, zoals iPhone, en wanneer je de passkey maakte en voor het laatst gebruikte.

Ingelogd blijven. Je blijft op je toestel 180 dagen ingelogd. Daarvoor zetten we een cookie. Deel je een mailadres met iemand anders, dan onthoudt dat cookie ook welk lid jij bent. Een tweede cookie onthoudt een jaar lang of je een passkey wilt. Voor deze cookies vragen we geen toestemming, want zonder werkt inloggen niet.

Overal uitloggen. Ben je je telefoon kwijt? Kies in Mijn Regul8 voor “Overal uitloggen”, of vraag het aan de balie. Dan ben je op elk toestel uitgelogd en halen we al je passkeys weg.

Meekijken door ons team. Iemand van ons team kan vanaf je klantenkaart met je meekijken in Mijn Regul8, bijvoorbeeld als je een vraag hebt. Die ziet dan wat jij ziet, maar kan niets veranderen, niets plannen en niets betalen. Elke keer dat iemand meekijkt, leggen we vast wie dat was en wanneer.

Ons logboek. We houden bij wanneer iemand een inlogmail vraagt, inlogt, uitlogt, een passkey aanzet of weghaalt, en wanneer iemand van ons team meekijkt. Daarbij bewaren we het IP-adres en het soort browser. Zo zien we het als iemand probeert binnen te komen die dat niet mag. Dit logboek bewaren we twee jaar.

Een personal training weggeven. Een lid kan een training uit het eigen tegoed aan iemand anders geven. Daarvoor vult het lid de naam en het mailadres van die persoon in. Krijg jij zo een training, dan mailen we je een link om zelf een moment te kiezen, en hooguit twee herinneringen. Ben je geen lid, dan bewaren we je naam en mailadres als contact, net als bij een afspraak aan de balie. Na de training nemen we nog één keer contact met je op om te horen hoe het was.

Je voorkeuren

In Mijn Regul8, en via de link onder onze mail, kies je zelf hoe je berichten van ons krijgt: per mail, per WhatsApp, allebei, of alleen het hoognodige. Je kiest ook of we je mogen bellen en welke soorten mail je wilt krijgen. Die keuzes bewaren we bij je gegevens als lid. Kies je voor WhatsApp, dan leggen we vast wanneer en hoe je dat deed. Stuur je STOP op WhatsApp, dan krijg je onze berichten vanaf dan per mail.

Elke wijziging komt in een logboek: wat er veranderde, wanneer, en of jij dat deed of iemand van ons team. Zo kunnen we laten zien dat we je keuze volgen. Heb je een soort mail uitgezet, dan zet een collega die alleen weer aan als jij daar zelf om vraagt.

Mail tussen jou en ons

Mail aan info@regul8.nl komt binnen in onze mailbox bij Google. Onze eigen website leest die mailbox op twee manieren.

Bij je klantgegevens. Hoort een mail bij een lid, of bij iemand die bij ons iets aanvroeg? Dan zetten we bij die persoon de datum, van wie en aan wie de mail was, het onderwerp en de eerste regels van de mail. Dat geldt ook voor mail die wij je vanuit die mailbox sturen. Zo ziet ons team welk contact er was. De hele mail halen we pas op als een collega hem opent, en die bewaren we niet. Van mail die niet bij een klant hoort, bewaren we alleen dat we hem gezien hebben.

Ons AI-postvak. Nieuwe mail sorteren we met hulp van Claude, een AI-programma van het Amerikaanse bedrijf Anthropic. Claude leest de mail, zet hem in een groep, zoals een opzegging of een vraag over een factuur, maakt een korte samenvatting en schrijft een voorstel voor een antwoord. Iemand van ons team leest dat na en beslist wat er teruggaat. Wij bewaren daarvoor de afzender, het onderwerp, het begin van de mail, de samenvatting en het voorstel. Bij een opzegging of verhuizing ook wat daarover in de mail staat, zoals je gewenste einddatum of je nieuwe adres. Anthropic mag je mail alleen voor ons verwerken en gebruikt hem niet om zijn AI te trainen.

Alles wat we zo uit je mail bewaren, halen we twee jaar na de mail weg. Je mail zelf blijft in onze mailbox staan.

Betalen in Mijn Regul8

In Mijn Regul8 kun je sommige dingen meteen betalen, zoals een InBody-meting of personal training. Dat gaat via Mollie, een Nederlandse betaaldienst. Je rekeningnummer vul je in bij Mollie of bij je bank, en dat komt niet in ons eigen systeem. Mollie laat ons weten of de betaling gelukt is. Mollie is zelf verantwoordelijk voor wat het met je betaalgegevens doet. Dat lees je in de privacyverklaring van Mollie.

Een betaling in Mijn Regul8 boeken we net als een betaling aan de balie. Je krijgt per mail een bon met een factuur, met je naam, wat je kocht en het bedrag. Die gegevens bewaren we zeven jaar, want dat moet voor de belasting.

Je rekeningnummer doorgeven

Je lidmaatschap betaal je met een automatische incasso. Daarvoor staat je rekeningnummer in VirtuaGym, ons ledensysteem. Geef je het door via Mijn Regul8 of via een link van ons, dan bewaren we het versleuteld tot een collega het in VirtuaGym heeft gezet en heeft nagekeken. Binnen 30 dagen daarna wissen we het bij ons. In Mijn Regul8 zie je alleen de laatste vier cijfers.

Bewaartermijnen

Wij bewaren je gegevens niet langer dan nodig. Voor leden bewaren wij gegevens gedurende het lidmaatschap en zeven jaar daarna voor onze administratie. Voor je intake en je metingen geldt een kortere termijn: 24 maanden nadat je geen lid meer bent. Voor aanvragen via een formulier verwijderen we de gegevens binnen één jaar als ze niet meer nodig zijn. Feedbackmeldingen via de QR-codes bewaren we maximaal twee jaar. Wat we uit je mail bewaren, en ons logboek van inloggen en meekijken in Mijn Regul8, halen we na twee jaar weg.

Met wie delen wij je gegevens?

Wij delen je gegevens niet met derden, behalve met partijen die wij nodig hebben om onze diensten te kunnen leveren. Denk aan onze boekhouder, het ledenadministratiesysteem, de mailprovider, LookinBody voor de metingen van de InBody, Anthropic voor ons AI-postvak en het doelgesprek, de aanbieders van onze meetprogramma's, en Vercel, Neon en TransIP, waar onze website, onze databases en de verbinding met de InBody draaien. Met al deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst.

Voor betalingen werken we met Mollie. Mollie is zelf verantwoordelijk voor je betaalgegevens en valt daarom niet onder deze afspraken.

Jouw rechten

Je hebt de volgende rechten:

• Inzage in je gegevens
• Correctie van onjuiste gegevens
• Verwijdering van je gegevens
• Beperking van het gebruik van je gegevens
• Bezwaar tegen het gebruik van je gegevens
• Je gegevens krijgen in een bestand, om mee te nemen
• Je toestemming intrekken, als we iets met je toestemming doen

Wil je een van deze rechten uitoefenen? Stuur een mail naar info@regul8.nl. Wij reageren binnen vier weken.

Klacht indienen

Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan? Laat het ons weten. Kom je er met ons niet uit? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Dit privacybeleid is laatst bijgewerkt op 4 oktober 2026.